Spotlight-Präsenz-Veranstaltung am 31. August 2021 im Jagdschloss Platte in Wiesbaden
Die Zeit, in der wir aktuell leben, hat das Thema der Digitalisierung auch bei Hausverwaltern innerhalb von 18 Monaten zum priorisierten Kernthema werden lassen. Hier setzte der Spotlight-Workshop an:
In einer ausgewogenen Mischung aus Impulsvortrag, Moderation und aktiver Workshop-Arbeit haben die Spotlight-Teilnehmer innerhalb von 4 Stunden gemeinsame Ziele erarbeitet und Lösungen ermittelt, um den Prozess der Digitalisierung im Kosten- & Nutzenverhältnis erfolgreich gestalten zu können.
Der Impulsvortrag, gehalten vom Unternehmensberater Felix Stemmer, bestätigte den Trend. Dennoch gibt es in der Summe immer noch zu wenige Unternehmen die konsequent digitalisieren. Dabei ist Digitalisierung doch Chefsache.
Wie kann es passieren, dass IT-Umfelder oft als Stückwerk und Insellösungen getrennt voneinander agieren?
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Projektplanung. Es gilt auszuarbeiten, was man erreichen möchte, wo man mit dem Unternehmen, Kunden und Team selber steht und welchen Kostenrahmen man zur Verfügung hat. Somit sind eine strategische Planung und professionelles Projektmanagement unabdingbar. Die „Digitalisierung in kleinen Schritten“ bringt genau diese Insellösungen und Systembrüche in die Abläufe.
Die Impulse des Vortrages wurden, durch Herrn Stefan Dawid, Immobilienverwalter, mit vielen Praxisbeispielen untermauert. Stefan Dawid betreibt seine Hausverwaltung seit über 30 Jahren. Er hat von Beginn an zunächst auf Prozessoptimierung und dann auf konsequente Digitalisierung gesetzt. Er stellte mit Praxisbeispielen vor, wie er durch konsequente Digitalisierung Zeit und damit Geld eingespart.
Die Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens hat er damit maßgeblich gesteigert. Er war mit seinem Team – technisch, wie persönlich – schnell bereit, auch eine digitale Teilnahme an Eigentümerversammlungen zu ermöglichen. Die Einsparungen der aufwändigen Vorbereitungen und Reisezeiten setzen enorme Zeitreserven frei. Da seine Mitarbeiter bereits vor der Pandemie von überall arbeiten konnten, war die Homeoffice Lösung ebenfalls kein Problem. Dazu kommt, dass Home Office Lösungen heute auch unerlässlich sind, wenn man für qualifizierte Fachkräfte ein attraktiver Arbeitgeber sein will. Viele Verwalter scheinen das volle Potenzial der Digitalisierung noch nicht zu nutzen. Herr Dawid warnte ausdrücklich davor, Softwarelösungen anzuschaffen, die nicht mit der Hauptsoftware kompatibel sind.
„Es gibt eine Vielzahl von Insellösungen auf dem Markt, die Sie aber nicht weiterbringen, wenn sie nicht in Ihre IT-Landschaft passen.“
In den anschließenden Workshops wurden die Themen sehr intensiv und offen diskutiert. Fast alle Teilnehmer waren die ersten Schritte in der Digitalisierung bereits gegangen, sowohl bei kaufmännischen wie auch bei technischen Prozessen. Die wenigsten hatten eine klare Vorstellung für die nächsten Schritte. Häufig stehen Kompatibilität, Funktionsumfang der Anwendung im Widerspruch zu den Schnittstellen nach außen. Also die digitale Kommunikation mit Handwerkern, Eigentümern und Mietern. Häufig entsteht hier ein Bruch in dem digitalen Prozess.
Vorsicht vor Mehrarbeit!
Verbindliche Standards in der Branche können hier den Verwaltern und Softwareherstellern helfen, ineinander zu greifen. Dadurch können benutzerfreundliche und funktionelle Software für den Anwender zur Verfügung gestellt werden. Wenn Veränderungen und Digitalisierung dem Mythos unterliegen, bei den Mitarbeitern Angst zu verbreiten, dann meist, weil viele Lösungen zu kompliziert oder mit Mehraufwand verbunden waren. Die Teilnehmer bestätigten, dass der Prozess sehr gut angenommen werde, wenn klar wird, dass die neuen Systeme eine Arbeitserleichterung darstellen und die Mitarbeiter dadurch mehr Zeit für inhaltlich interessantere Aufgaben gewinnen.
Zusätzlich muss sauber geplant werden, WER-WANN-WELCHE Informationen benötigt, damit eine Überflutung mit nutzlosen Informationen die Mitarbeiter nicht vereinnahmt. Im Gesamtergebnis ist nicht die Kostenersparnis das große Ziel, sondern effizientere Prozesse, durch die man mehr Zeit für den Kunden hat. So ein Teilnehmer:
„Der Kundenkontakt ist letztlich der entscheidende Erfolgsfaktor. Je mehr Zeit Sie dafür gewinnen, desto erfolgreicher werden Sie am Markt sein.“
Die Frage, wie man Mitarbeiter für Digitalisierung begeistern und sie einbinden kann, konnte nur angerissen werden. Und genau diesen Punkt arbeiten wir mit der Spotlight-Veranstaltung am 16. September 2021 in Stuttgart weiter aus.
Das Spotlight Team dankt dem Moderator Herrn Thorsten Krings, der die Experten und Teilnehmer mit gezielten Fragen, Anmerkungen und Ergebnissen leicht durch den Tag geführt hat. Ferner danken wir Herrn Dawid und Herrn Stemmer für die professionellen Einblicke in ihren Erfahrungsschatz und allen Teilnehmern für die aktive Ausarbeitung und den gemeinsamen Tag!
